PREMESSA
Il Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante la âDisciplina della responsabilitaĚ amministrativa delle persone giuridiche, delle societaĚ e delle associazioni anche prive di personalitaĚ giuridicaâ, (in seguito il âDecreto 231â), ispirandosi alla normativa internazionale in merito alla lotta alla corruzione, ha introdotto e disciplinato per la prima volta la responsabilitaĚ amministrativa derivante da reato degli enti collettivi. A seguito dellâentrata in vigore del Decreto 231, pertanto, anche le SocietaĚ possono essere chiamate a rispondere autonomamente degli illeciti commessi dai loro rappresentanti legali, amministratori o dipendenti, venendosi a configurare la responsabilitaĚ amministrativa dellâente come distinta ed autonoma rispetto a quella della persona fisica che commette lâillecito.
Tale circostanza ha richiesto, quindi, un adeguamento del sistema dei controlli che tenga opportunamente conto di tale variabile nella definizione dei profili di rischio.
In uno scenario caratterizzato da una crescente complessitaĚ e da rapidi cambiamenti, che moltiplicano le opportunitaĚ di sviluppo ma anche i rischi, riveste importanza fondamentale la capacitaĚ di governare la propria operativitaĚ, adottando presidi organizzativi idonei a censire, prevenire e monitorare costantemente le varie tipologie di rischio assunte.
Lâadozione di un Modello di Organizzazione e Gestione specificatamente calibrato sui ârischi reatoâ cui eĚ esposta concretamente la SocietaĚ, volto ad impedire, attraverso la fissazione di regole di condotta, la commissione di determinati illeciti, adempie, pertanto, ad una funzione preventiva e costituisce il primo presidio del sistema volto al controllo dei rischi.
Nelle pagine che seguono vengono dettati i principi cui si ispira il Modello di Organizzazione, gestione e controllo di Sicily Outlet Village S.r.l. (di seguito anche denominata âSOVâ o la âSocietaĚâ) cui si dovranno uniformare i comportamenti degli Organi Societari, di tutto il Personale, dei Collaboratori e di tutti coloro che, a vario titolo, operano per il conseguimento degli obiettivi della SocietaĚ, noncheĚ gli strumenti attraverso i quali verraĚ assicurata efficacia, efficienza ed effettivitaĚ allo stesso.
Attraverso il presente documento si dovraĚ anche perseguire lo scopo di promuovere una cultura aziendale che valorizzi la funzione di controllo e renda, a tutti i livelli, il Personale consapevole e pienamente coinvolto nel ruolo a ciascuno attribuito nel sistema dei controlli.
1. IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/01 E LA NORMATIVA DI RIFERIMENTO
In data 4 luglio 2001, in esecuzione della delega di cui allâart. 11 della Legge 29 settembre 2000 n. 300, eĚ entrato in vigore il Decreto Legislativo dellâ8 giugno 2001 n. 231, recante le disposizioni normative concernenti la âDisciplina della responsabilitaĚ amministrativa delle persone giuridiche, delle SocietaĚ e delle Associazioni anche prive di personalitaĚ giuridicaâ.
In particolare, lâarticolo 5, comma 1, sancisce la responsabilitaĚ della SocietaĚ qualora determinati reati siano stati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio:
da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione della SocietaĚ o di una sua unitaĚ organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, noncheĚ da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione ed il controllo della stessa (ad esempio, Amministratori);
da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati al precedente punto (ad esempio, Dipendenti).
Pertanto, nel caso in cui venga commesso uno dei reati specificatamente indicati, alla responsabilitaĚ penale della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto, si aggiunge anche la responsabilitaĚ âamministrativaâ della SocietaĚ, salvo che il soggetto abbia agito nellâinteresse esclusivo, proprio o di terzi, oppure che la SocietaĚ provi di aver adottato ed efficacemente attuato un Modello di organizzazione, gestione e controllo conforme ai precetti dellâart. 6.
Sotto il profilo sanzionatorio (art. 9), eĚ prevista, a carico dellâEnte, lâapplicazione di una sanzione pecuniaria (art. 10). Per le ipotesi di maggiore gravitaĚ, eĚ prevista anche lâapplicazione di sanzioni interdittive (art. 13) quali l’interdizione dall’esercizio dell’attivitaĚ; la sospensione o la revoca di autorizzazioni, licenze o concessioni; il divieto di contrarre con la Pubblica Amministrazione; l’esclusione da finanziamenti, contributi o sussidi e lâeventuale revoca di quelli giaĚ concessi; il divieto di pubblicizzare beni e servizi.
1.1 I PRESUPPOSTI DI ESCLUSIONE DELLA RESPONSABILITAĚ DELLâENTE
Il D. Lgs. 231/01 prevede, agli articoli 6 e 7, che lâEnte non venga assoggettato alla sanzione tutte le volte in cui abbia adottato misure organizzative dirette ad evitare la realizzazione del reato che siano:
idonee, vale a dire atte a garantire lo svolgimento delle attivitaĚ nel rispetto della Legge, noncheĚ a scoprire ed eliminare tempestivamente situazioni di rischio;
efficaci, cioeĚ proporzionate rispetto allâesigenza di assicurare il rispetto della Legge;
effettive, ossia che consentano la verificabilitaĚ e documentabilitaĚ di ogni operazione o circostanza noncheĚ il rispetto dei poteri autorizzativi e del principio della separazione delle funzioni.
Di fatto, quindi, lâEnte non eĚ ritenuto responsabile se prova di aver adottato ed efficacemente attuato âModelli di Organizzazione, Gestione e Controlloâ, idonei a prevenire la realizzazione degli illeciti penali considerati, che rispondano allâesigenza di individuare le attivitaĚ nel cui ambito possano essere commessi i reati; i protocolli (procedure) diretti a programmare la formazione e lâattuazione delle decisioni dellâEnte in relazione ai reati da prevenire; gli obblighi di informazione nei confronti dellâorganismo deputato a vigilare sul funzionamento e lâosservanza del Modello; il sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello noncheĚ la diffusione di informativa e formazione adeguate e differenziate.
Pertanto, particolare rilevanza riveste lâattivitaĚ di verifica del funzionamento del Modello, con conseguente aggiornamento periodico (controllo ex post), lâattivitaĚ di sensibilizzazione e diffusione a tutti i livelli aziendali delle regole comportamentali e delle procedure istituite e unâadeguata attivitaĚ di formazione ed aggiornamento differenziata, nei contenuti e nelle modalitaĚ di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dellâarea in cui operano, che illustri le ragioni di opportunitaĚ, oltre che giuridiche, che ispirano le regole e la loro portata concreta.Per garantire idoneitaĚ ed efficacia al Modello, quindi, eĚ prevista lâattribuzione ad un Organismo di Vigilanza del compito di attuare in modo efficace e corretto il Modello attraverso il monitoraggio dei comportamenti aziendali, nei confronti del quale eĚ previsto lâobbligo di comunicare ogni utile informazione sulle attivitaĚ rilevanti ai fini del D. Lgs. 231/01.
2. STRUTTURA SOCIETARIA E PRINCIPI ISPIRATORI
2.1 BREVE DESCRIZIONE DELLA STRUTTURA SOCIETARIA
Sicily Outlet Village S.r.l., parte della holding immobiliare del Gruppo Stilo, Stilo Immobiliare Finanziaria S.r.l., promuove lo sviluppo territoriale tramite lo studio, lâincentivazione, la valorizzazione, il coordinamento, la realizzazione, la gestione e la vendita di centri commerciali, anche integrati, outlets, parchi commerciali, altre grandi strutture di vendita, noncheĚ centri direzionali, interporti e fiere. A tale scopo provvede alla costruzione, allâacquisto, alla vendita, alla locazione e alla gestione di immobili, noncheĚ alla trasformazione e utilizzazione sotto qualsiasi forma degli immobili acquisiti. Ai fini di promozione e valorizzazione delle attivitaĚ commerciali, la SocietaĚ svolge servizi tecnico-amministrativi e di coordinamento, oltre che attivitaĚ di marketing avvalendosi del supporto di altre societaĚ facenti parte del Gruppo Stilo Immobiliare Finanziaria S.r.l.
La SocietaĚ eĚ gestita da un Consiglio di Amministrazione con lâespressa previsione statutaria di delega di attribuzione ad altri organi sociali.
Restano in carica fino a dimissioni o revoca o per il periodo determinato al momento della loro nomina e sono rieleggibili. La cessazione degli amministratori per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il nuovo organo amministrativo eĚ stato ricostituito.
Al Consiglio di Amministrazione competono tutti i piuĚ ampi poteri di ordinaria e di straordinaria amministrazione, con facoltaĚ espressa di compiere tutte le operazioni commerciali, industriali, mobiliari immobiliari e finanziarie utili ed opportune per il raggiungimento degli scopi sociali, noncheĚ per favorire lo sviluppo e lâestensione della SocietaĚ, esclusi soltanto quegli atti che la legge e lo statuto in modo tassativo riservano all’assemblea.
Il Consiglio di Amministrazione puoĚ delegare parte dei suoi poteri ad uno o piuĚ dei suoi componenti, anche con la qualifica di Consigliere Delegato. Non possono essere delegate le attribuzioni indicate nell’art. 2475, quinto comma, c.c. Possono essere, altresiĚ, nominati direttori, institori o procuratori per il compimento di determinati atti o categorie di atti, determinandone i poteri.
La rappresentanza della SocietaĚ spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione e al Consigliere Delegato.
Al Consigliere Delegato eĚ attribuita la legale rappresentanza nelle aree di competenza.
SOV ha proceduto alla redazione di un Organigramma dellâAzienda, periodicamente aggiornato che permette, in qualsiasi momento, di comprendere la struttura societaria, noncheĚ lâindividuazione dei soggetti cui dette responsabilitaĚ sono allocate.
Di seguito viene riportato lâorganigramma della SocietĂ :
Staff Responsabilities:
Center Management;
Facility Management;
Village Marketing and Tourism activities;
Retail activities;
Data reporting and budget set up;
Customer relationship.
Full staff 2018: 10 employees (as of today 7 employees)
2.2 GLI STRUMENTI DI GOVERNANCE DELLA SOCIETAâ
Il presente Modello si inserisce nel piuĚ ampio sistema di controllo costituito principalmente dalle regole di Corporate Governance (e dal Sistema di Controllo Interno).
In particolare, sotto tale profilo, gli strumenti di carattere generale giaĚ adottati diretti a programmare la formazione e lâattuazione delle decisioni di Sicily Outlet Village (anche in relazione ai reati da prevenire) cui si eĚ fatto riferimento, sono i seguenti:
lo Statuto di Sicily Outlet Village S.r.l., in conformitaĚ con le disposizioni di legge vigenti, contempla diverse previsioni relative al governo societario volte ad assicurare il corretto svolgimento dellâattivitaĚ di gestione;
i principi etici ai quali la SocietaĚ ed il Gruppo a cui appartiene si ispirano;
il sistema delle deleghe;
la documentazione e le disposizioni inerenti alla struttura gerarchico-funzionale aziendale ed organizzativa;
le comunicazioni e le circolari aziendali dirette al Personale ed ai Collaboratori;
la formazione obbligatoria, adeguata e differenziata di tutto il Personale e dei Collaboratori;
il sistema sanzionatorio di cui ai CCNL;
il âcorpusâ normativo e regolamentare nazionale e straniero quando applicabile.
Le regole, le procedure ed i principi di cui agli strumenti sopra elencati, non vengono riportati dettagliatamente nel presente Modello, ma fanno parte del piuĚ ampio sistema di organizzazione e controllo che lo stesso intende integrare.
2.3 LA COSTRUZIONE DEL MODELLO E LA SUA STRUTTURA
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identificazione delle âattivitaĚ sensibiliâ (as-is analysis): eĚ stata svolta attraverso lâesame della documentazione aziendale trasmessa dai referenti aziendali. Da tale analisi eĚ stato possibile individuare, allâinterno della struttura aziendale, le âattivitaĚ sensibiliâ, nello svolgimento delle quali si potrebbe ipotizzare la commissione dei reati. Successivamente, sono stati verificati i processi adottati nella gestione di tali âattivitaĚ sensibiliâ, il relativo sistema dei controlli (procedure, separazione delle funzioni, documentabilitaĚ dei controlli ecc.) noncheĚ la conformitaĚ di questâultimo ai principi di controllo interno comunemente accolti (es. verificabilitaĚ, documentabilitaĚ ecc.).
Obiettivo di questa fase eĚ stata lâanalisi del contesto aziendale al fine di identificare in quale area/settore di attivitaĚ e secondo quale modalitaĚ possono essere commessi i reati;
effettuazione della gap analysis: sulla base della situazione accertata, tenuto conto delle previsioni e delle finalitaĚ del D.Lgs. 231/01, sono state individuate le azioni di miglioramento dellâattuale Sistema di Controllo Interno e dei requisiti organizzativi essenziali per la definizione di un Modello di Organizzazione adeguato ai precetti del Decreto;
Lâobiettivo delle valutazioni svolte non eĚ lâeliminazione del rischio, bensiĚ il suo contenimento ad un livello accettabile con costi adeguati, in rapporto al grado di rischio assunto.
predisposizione del Modello costituito da:
âCodice di Comportamentoâ: contiene i valori fondamentali a cui si ispira l’attivitaĚ della SocietaĚ;
âParte Generaleâ: contiene le regole ed i principi generali del Modello;
âParte Specialeâ: analizza le singole fattispecie di reato;
âSistema Disciplinareâ: regola la comminazione delle sanzioni;
la Mappatura delle Aree di Rischio: individua le aree che risultano interessate dalle casistiche di reato indicate nel D. Lgs. 231/01, verifica le modalitaĚ di gestione delle risorse finanziarie ed analizza le possibili modalitaĚ di realizzazione dei reati nellâambito delle diverse aree aziendali ritenute a rischio;
Protocolli procedurali: regolano, nel dettaglio, la dinamica dei processi e dei sistemi di controllo ad essi applicati, tenendo conto dellâesito dellâanalisi in relazione alle possibili modalitaĚ di realizzazione.
2.4 LA PROCEDURA DI ADOZIONE DEL MODELLO
Sebbene lâadozione del Modello sia prevista dal Decreto come facoltativa e non obbligatoria, la SocietaĚ, in conformitaĚ alle sue politiche aziendali, ha ritenuto necessario procedere alla sua adozione noncheĚ allâistituzione dellâOrganismo di Vigilanza, con la determinazione dei relativi poteri.
Essendo il Modello un âatto di emanazione dellâOrgano Dirigenteâ, in conformitaĚ alle prescrizioni dellâart. 6, comma 1, lettera a), del D. Lgs. 231/01, le valutazioni e lâapprovazione delle successive modifiche ed integrazioni di carattere sostanziale sono rimesse alla competenza del Consiglio di Amministrazione della SocietaĚ.
Sono da intendersi come âsostanzialiâ quelle modifiche ed integrazioni che si rendono necessarie a seguito dellâevoluzione della normativa di riferimento o che implicano un cambiamento nelle regole e nei principi comportamentali contenuti nel Modello, nei poteri e doveri dellâOrganismo di Vigilanza e nel sistema disciplinare.
Per modifiche diverse da quelle sostanziali, il Consiglio di Amministrazione puoĚ delegare, congiuntamente, il Presidente e lâAmministratore Delegato. Tali modifiche (non sostanziali) verranno comunicate al Consiglio di Amministrazione con cadenza semestrale e da questo ratificate o eventualmente integrate o modificate con apposita delibera. La pendenza della ratifica non priva di efficacia le modifiche nel frattempo adottate.
3. LâORGANISMO DI VIGILANZA
3.1 INQUADRAMENTO GENERALE E REQUISITI
In base alle previsioni del D.lgs. 231/2001 â art. 6, comma 1, lett. a) e b) â lâente puoĚ essere esonerato dalla responsabilitaĚ conseguente alla commissione di reati da parte dei soggetti qualificati ex art. 5 del D.lgs. 231/2001, se lâorgano dirigente ha, fra lâaltro:
adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei a prevenire i reati considerati;
affidato il compito di vigilare sul funzionamento e lâosservanza del modello e di curarne lâaggiornamento ad un organismo dellâente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.
I requisiti principali dellâorganismo di vigilanza, cosiĚ come proposti dalle Linee Guida per la predisposizione dei Modelli di Organizzazione e Gestione emanate da Confindustria e fatti propri anche dagli organi giudicanti nelle diverse pronunce giurisprudenziali pubblicate, possono essere identificati in âautonomia ed indipendenzaâ, âprofessionalitaĚâ e âcontinuitaĚ di azioneâ.
In particolare, secondo Confindustria i requisiti di autonomia ed indipendenza richiedono la previsione di un âriportoâ dellâOrganismo di Vigilanza al massimo vertice aziendale operativo, lâassenza, in capo allâOrganismo di Vigilanza, di compiti operativi che ne metterebbero a repentaglio lâobiettivitaĚ di giudizio e, laddove si tratti di soggetti dipendenti, lâinserimento dellâOrganismo di Vigilanza âcome unitaĚ di staff in una posizione gerarchica la piuĚ elevata possibileâ.
Il connotato della professionalitaĚ deve essere riferito al âbagaglio di strumenti e tecnicheâ necessarie per svolgere efficacemente lâattivitaĚ di Organismo di Vigilanza. La stessa eĚ garantita su tutte le tematiche necessarie per una corretta applicazione del Modello.
La continuitaĚ di azione, che garantisce una efficace e costante attuazione del modello organizzativo, eĚ favorita dalla presenza di una struttura dedicata esclusivamente e a tempo pieno allâattivitaĚ di vigilanza.
Il D.lgs. 231/2001 non fornisce indicazioni specifiche circa la composizione dellâorganismo di vigilanza. In assenza di tali indicazioni, la SocietaĚ ha optato per una soluzione che, tenuto conto delle finalitaĚ perseguite dalla legge e dagli indirizzi ricavabili dalla giurisprudenza pubblicata, eĚ in grado di assicurare, in relazione alle proprie dimensioni ed alla propria complessitaĚ organizzativa, lâeffettivitaĚ dei controlli cui lâorganismo di vigilanza eĚ preposto.
3.2 PRINCIPI GENERALI IN TEMA DI ISTITUZIONE, NOMINA E SOSTITUZIONE DELLâORGANISMO DI VIGILANZA
LâOrganismo di Vigilanza della SocietaĚ eĚ istituito con la delibera del Consiglio di Amministrazione. I componenti dellâOrganismo di Vigilanza restano in carica per il periodo stabilito in sede di nomina e sono rieleggibili. LâOrganismo di Vigilanza cessa per scadenza del termine del periodo stabilito in sede di nomina, pur continuando a svolgere ad interim le proprie funzioni fino a nuova nomina dei componenti dellâOrganismo stesso che deve essere effettuata nel primo Consiglio di Amministrazione utile.
Se, nel corso della carica, uno o piuĚ membri dellâOrganismo di Vigilanza cessano dal loro incarico, il Consiglio di Amministrazione provvede alla loro sostituzione con propria delibera. Fino alla nuova nomina, lâOrganismo di Vigilanza opera con i soli componenti rimasti in carica.
La nomina quale componente dellâOrganismo di Vigilanza eĚ condizionata alla presenza di requisiti soggettivi di eleggibilitaĚ.
In particolare, allâatto del conferimento dellâincarico, il soggetto designato a ricoprire la carica di componente dellâOrganismo di Vigilanza deve rilasciare una dichiarazione nella quale attesti lâassenza di motivi di ineleggibilitaĚ quali:
conflitti di interesse, anche potenziali, con la SocietaĚ tali da pregiudicare lâindipendenza richiesta dal ruolo e dai compiti propri dellâOrganismo di Vigilanza;
titolaritaĚ, diretta o indiretta, di partecipazioni al capitale sociale della SocietaĚ di entitaĚ tale da permettere di esercitare una notevole influenza sulla SocietaĚ;
funzioni di amministrazione â nei tre esercizi precedenti alla nomina quale membro dellâOrganismo di Vigilanza ovvero allâinstaurazione del rapporto di consulenza/collaborazione con lo stesso Organismo â di imprese sottoposte a fallimento, liquidazione coatta amministrativa o altre procedure concorsuali;
sentenza di condanna anche non passata in giudicato ed anche ai sensi dellâart. 444 c.p.p., in Italia o allâestero, per i delitti richiamati dal D.lgs. 231/2001 o delitti comunque incidenti sulla moralitaĚ professionale;
condanna, con sentenza anche non passata in giudicato, ovvero con provvedimento che comunque ne accerti la responsabilitaĚ, a una pena che importa lâinterdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero lâinterdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese.
Laddove alcuno dei sopra richiamati motivi di ineleggibilitaĚ dovesse configurarsi a carico di un soggetto nominato, questi decadraĚ automaticamente dalla carica.
Al fine di garantire la necessaria stabilitaĚ ai membri dellâOrganismo di Vigilanza, la revoca dei poteri propri dellâOrganismo di Vigilanza e lâattribuzione di tali poteri ad altro soggetto potraĚ avvenire soltanto per giusta causa, anche legata ad interventi di ristrutturazione organizzativa della SocietaĚ, mediante unâapposita delibera del Consiglio di Amministrazione e sentito il Collegio Sindacale.A tale proposito, per âgiusta causaâ di revoca dei poteri connessi con lâincarico di membro dellâOrganismo di Vigilanza potraĚ intendersi, a titolo meramente esemplificativo:
una grave negligenza nellâassolvimento dei compiti connessi con lâincarico quale (a titolo meramente esemplificativo): lâomessa redazione della relazione informativa semestrale al Consiglio di Amministrazione sullâattivitaĚ svolta, di cui al successivo paragrafo 4.3.2; lâomessa redazione del programma di vigilanza;
lââomessa o insufficiente vigilanzaâ da parte dellâOrganismo di Vigilanza â secondo quanto previsto dallâart. 6, comma 1, lett. d), D.lgs. 231/2001 â risultante da una sentenza di condanna, anche non passata in giudicato, emessa nei confronti della SocietaĚ ai sensi del D.lgs. 231/2001 ovvero da provvedimento che comunque ne accerti la responsabilitaĚ;
lâattribuzione di funzioni e responsabilitaĚ operative allâinterno dellâorganizzazione aziendale incompatibili con i requisiti di âautonomia e indipendenzaâ e âcontinuitaĚ di azioneâ propri dellâOrganismo di Vigilanza.
In casi di particolare gravitaĚ, il Consiglio di Amministrazione potraĚ comunque disporre â sentito il parere del Collegio Sindacale â la sospensione dei poteri dellâOrganismo di Vigilanza e la nomina di un Organismo ad interim.
LâOrganismo di Vigilanza potraĚ giovarsi â sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilitaĚ â nello svolgimento dei compiti affidatigli, della collaborazione di tutte le funzioni e strutture della SocietaĚ ovvero di consulenti esterni, avvalendosi delle rispettive competenze e professionalitaĚ. Tale facoltaĚ consente allâOrganismo di Vigilanza di assicurare un elevato livello di professionalitaĚ e la necessaria continuitaĚ di azione.
A tal fine, il Consiglio di Amministrazione assegna, ogni anno, un budget di spesa allâOrganismo di Vigilanza tenuto conto delle richieste di questâultimo che dovranno essere formalmente presentate al Consiglio di Amministrazione.
Lâassegnazione del budget permette allâOrganismo di Vigilanza di operare in autonomia e con gli strumenti opportuni per un efficace espletamento del compito assegnatogli dal presente Modello, ai sensi del D.lgs. 231/2001.
L’Organo Amministrativo, allorcheĚ nomina l’Organismo, dovraĚ indicare la durata in carica dello stesso, preferibilmente non superiore a tre anni; la remunerazione (entitaĚ e condizioni); le regole relative allâeventuale rieleggibilitaĚ; enunciare i criteri che hanno informato la scelta dell’Organismo; le ipotesi, tassative, di revoca.
LâOrganismo di Vigilanza autoregola la propria attivitaĚ e, di conseguenza, si ritiene opportuno che le regole “operative” siano stabilite dallo stesso organo, proprio al fine di garantire, anche su questo aspetto, la massima autonomia organizzativa.
Il regolamento allo scopo predisposto deve comunque portato a conoscenza del Consiglio di Amministrazione. AllâOrganismo di Vigilanza.
3.3 FUNZIONE E POTERI DELLâORGANISMO DI VIGILANZA
AllâOrganismo di Vigilanza eĚ affidato, in generale, il compito di vigilare:
sullâeffettivitaĚ del Modello;
sullâadeguatezza del Modello rispetto allâesigenza di prevenire la commissione dei reati per cui trova applicazione il D.lgs. 231/01;
sullâosservanza delle prescrizioni del Modello da parte dei destinatari;
sullâaggiornamento del Modello qualora si riscontrassero esigenze di adeguamento in relazione alle mutate condizioni aziendali o normative. A tale proposito, si precisa che lâOrganismo di Vigilanza ha il compito di effettuare proposte di adeguamento agli organi aziendali in grado di dare loro concreta attuazione e di seguirne il follow-up, al fine di dare seguito allâimplementazione e lâeffettiva funzionalitaĚ delle soluzioni proposte.
In particolare, allâOrganismo di Vigilanza sono affidati, per lâespletamento e lâesercizio delle proprie funzioni, i seguenti compiti e poteri:
disciplinare il proprio funzionamento anche attraverso lâintroduzione di un regolamento delle proprie attivitaĚ;
effettuare verifiche mirate su specifiche attivitaĚ a rischio avendo libero accesso ai dati relativi ed elaborare le risultanze delle suesposte attivitaĚ e la relativa reportistica;
promuovere lâaggiornamento della mappatura dei rischi in caso di significative variazioni organizzative o di estensione della tipologia di reati presi in considerazione dal D.lgs. 231/2001 e formulare al Consiglio di Amministrazione eventuali proposte di aggiornamento o adeguamento del Modello;
coordinarsi con le funzioni aziendali di riferimento per valutare lâadeguatezza del Modello e delle relative procedure e definire eventuali proposte di adeguamento e miglioramento (regole interne, procedure, modalitaĚ operative e di controllo) verificandone, successivamente, lâattuazione;
monitorare le iniziative finalizzate alla diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello in ambito aziendale, noncheĚ le azioni di formazione del personale e di sensibilizzazione dello stesso allâosservanza dei principi contenuti nel Modello;
ricevere e valutare eventuali notizie rilevanti ai fini del D.lgs. 231/2001 garantendo la tutela e riservatezza del segnalante;
esprimere, sulla base delle risultanze emerse dalle attivitaĚ di verifica e di controllo, una valutazione periodica sullâadeguatezza del Modello rispetto alle prescrizioni del D.lgs. 231/2001, ai principi di riferimento, alle novitaĚ normative ed agli interventi giurisprudenziali di rilevo, noncheĚ sullâoperativitaĚ dello stesso;
segnalare periodicamente ai dirigenti delle funzioni interessate e/o al Presidente e/o al Consigliere Delegato della SocietaĚ, in base alle rispettive competenze, eventuali violazioni di protocolli e/o procedure o le carenze rilevate in occasione delle verifiche svolte, affincheĚ questi possano adottare i necessari interventi di adeguamento coinvolgendo, ove necessario, il Consiglio di Amministrazione;
vigilare sullâapplicazione coerente delle sanzioni previste dalle normative interne nei casi di violazione del Modello, ferma restando la competenza dellâorgano competente per lâapplicazione dei provvedimenti sanzionatori;
fornire chiarimenti in merito al significato ed alla applicazione delle previsioni contenute nel Modello.
LâOrganismo di Vigilanza, al fine di poter assolvere in modo esaustivo ai compiti suesposti:
ha libero accesso presso tutte le funzioni della SocietaĚ, senza preventiva informativa e senza necessitaĚ di alcun consenso preventivo, al fine di ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal Decreto;
puoĚ avvalersi sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilitaĚ dellâausilio di tutte le strutture della SocietaĚ ovvero di consulenti esterni (in tal caso, previa comunicazione al Consiglio di Amministrazione);
dispone di un budget definito dal Consiglio di Amministrazione nellâambito dellâannuale processo di budgeting idoneo a supportare le decisioni di spesa necessarie per assolvere alle proprie funzioni (consulenze specialistiche, missioni e trasferte, aggiornamento, ecc.);
pone in essere le proprie attivitaĚ senza il sindacato di alcun altro organismo o struttura aziendale.
LâOrganismo di Vigilanza si riunisce periodicamente, con cadenza almeno trimestrale. Degli incontri svolti deve risultare idonea e formale documentazione.
Tutti i componenti dellâOrganismo di Vigilanza sono tenuti al vincolo di riservatezza rispetto a tutte le informazioni di cui sono a conoscenza a causa dello svolgimento del loro incarico. La divulgazione di tali informazioni potraĚ essere effettuata solo ai soggetti e con le modalitaĚ previste dal presente Modello.
3.4 LâATTIVITAĚ DI REPORTING DELLâORGANISMO DI VIGILANZA VERSO ALTRI ORGANI AZIENDALI
LâOrganismo di Vigilanza riferisce in merito allâattuazione del Modello, alle modifiche da apportare ed allâemersione di eventuali criticitaĚ, su tre linee di reporting:
la prima, su base continuativa, direttamente verso il Presidente e lâAmministratore Delegato;
la seconda, su base semestrale, nei confronti del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale, del Presidente e dellâAmministratore Delegato;
la terza, su base annuale, nei confronti del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale, del Presidente e dellâAmministratore Delegato.
LâOrganismo di Vigilanza predispone:
semestralmente, un documento per il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale, il Presidente e lâAmministratore Delegato sullâattivitaĚ svolta nel periodo di riferimento, sui controlli e sulle verifiche specifiche effettuati e sullâesito degli stessi;
annualmente, una relazione descrittiva per il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale, il Presidente e lâAmministratore Delegato contenente una sintesi di tutte le attivitaĚ svolte nel corso dellâanno; un riepilogo dei controlli e delle verifiche eseguite; lâeventuale aggiornamento della Mappatura delle âattivitaĚ sensibiliâ; un punto di situazione sugli altri temi di maggior rilevanza; il piano annuale di attivitaĚ previste per lâanno successivo e le proposte di miglioramento del Modello.
Qualora lâOrganismo di Vigilanza rilevi criticitaĚ riferibili a qualcuno dei soggetti nei cui confronti eĚ sancito un obbligo di comunicazione, la corrispondente segnalazione eĚ da destinarsi prontamente ad uno degli altri soggetti sovraordinati.
Tutta lâattivitaĚ svolta dallâOrganismo di Vigilanza saraĚ adeguatamente documentata, ivi compresi gli incontri con altri soggetti od organi che siano considerati rilevanti dallâOrganismo stesso.
Il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale hanno la facoltaĚ di convocare in qualsiasi momento lâOrganismo di Vigilanza il quale, a sua volta, ha la facoltaĚ di richiedere, attraverso le funzioni o i soggetti competenti, la convocazione dei predetti Organi per motivi urgenti.
LâOrganismo di Vigilanza deve, inoltre, coordinarsi con le funzioni competenti presenti nella SocietaĚ per i diversi profili specifici.
3.5 OBBLIGHI DI INFORMAZIONE NEI CONFRONTI DELLâORGANISMO DI VIGILANZA. MODALITAĚ DELLE SEGNALAZIONI
Lâart. 6, comma 2, lett. d), del D. Lgs. 231/01 individua specifici obblighi di informazione nei confronti dellâOrganismo di Vigilanza. Whistleblowing (ex art. 6 comma 2 bis, 2 ter, 2 quater del d.lgs. 231/01)
LâOrganismo di Vigilanza, infatti, deve essere informato, mediante apposite segnalazioni, da parte degli Organi Societari, del Personale, dei Collaboratori, dei Consulenti e dei Partner, in merito ad eventi che potrebbero ingenerare responsabilitaĚ della SocietaĚ ai sensi del D. Lgs. 231/01.
A tal fine, si rende opportuna per i processi operativi e strumentali, lâistituzione di un sistema di reporting, sistematico e strutturato, in merito ai fatti a rischio, dalla cui rilevazione ed analisi si ottengano le red flag dalle quali originare le opportune azioni di riscontro ed approfondimento sulle situazioni anomale e/o di reato.
Premesso che, comunque, i Responsabili di funzione devono segnalare allâOrganismo di Vigilanza i comportamenti potenzialmente a rischio di reato ex D. Lgs. 231/01, inerenti ai processi operativi di competenza, di cui siano venuti a conoscenza in via diretta o per il tramite di informativa ricevuta dal proprio Personale Dipendente e dai propri Collaboratori, valgono al riguardo le seguenti prescrizioni di carattere generale:
devono essere raccolte eventuali segnalazioni relative alla violazione del Modello o comunque conseguenti a comportamenti non in linea con le regole di condotta adottate dalla SocietaĚ stessa;
i componenti gli Organi Societari, tutto il Personale ed i Collaboratori hanno il dovere di trasmettere allâOrganismo di Vigilanza eventuali segnalazioni relative alla commissione o alla ragionevole convinzione che siano stati commessi dei reati;
in osservanza allâobbligo di vigilare sul rispetto del Modello di Organizzazione e Gestione, i Dirigenti devono segnalare allâOrganismo di Vigilanza eventuali violazioni dello stesso rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/01 poste in essere dal Personale Dipendente, dai Collaboratori, dai Consulenti e dai Partner, di cui essi siano venuti a conoscenza.
Relativamente agli obblighi di riferire, premesso che:
il Dirigente puoĚ interloquire direttamente con lâOrganismo di Vigilanza;
il Dipendente ed i Collaboratori possono interloquire con lâOrganismo di Vigilanza per il tramite del proprio Responsabile di funzione. Tuttavia, qualora la segnalazione non dia esito o il Dipendente o il Collaboratore si sentano a disagio nel rivolgersi al loro diretto superiore per la presentazione della segnalazione, gli stessi possono riferire direttamente allâOrganismo di Vigilanza;
i Consulenti ed i Partner, per quanto riguarda la loro attivitaĚ svolta nei confronti o per conto della SocietaĚ, effettuano la segnalazione al Dirigente con il quale intrattengono i contatti ed al Responsabile dellâUfficio Legale, i quali, a loro volta informeranno lâOrganismo di Vigilanza;
Tutte le comunicazioni dovranno effettuarsi in modo formale (cartaceo o informatico), consentire, in modo inequivocabile, lâindividuazione del segnalante, che le sottoscrive.
La SocietaĚ e lâOrganismo di Vigilanza tutelano il segnalante da ogni effetto pregiudizievole che possa derivare dalla segnalazione. Pertanto, lâOrganismo di Vigilanza assicura la riservatezza dellâidentitaĚ dei segnalanti, fatti salvi gli obblighi di legge.
In relazione agli obblighi di segnalazione di Consulenti e Partner, le modalitaĚ di inoltro saranno specificate in apposite clausole inserite nei contratti che legano tali soggetti alla SocietaĚ.
LâOrganismo di Vigilanza valuteraĚ le segnalazioni ricevute e gli eventuali provvedimenti e/o iniziative conseguenti a sua ragionevole discrezione e responsabilitaĚ, ascoltando eventualmente lâautore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione e motivando per iscritto lâeventuale decisione di non procedere ad unâindagine interna.
Allo scopo di consentire a tutti i Destinatari del Modello di poter comunicare con lâOrganismo di Vigilanza sono stati messi a disposizione i seguenti strumenti e mezzi di posta interna ed esterna riservata e casella di posta elettronica dedicata.
Posta interna: la comunicazione, al fine di garantire la massima riservatezza, dovraĚ pervenire presso la SocietaĚ allâindirizzo della sede legale in Milano, Corso Matteotti n. 10, riservata allâOrganismo di Vigilanza con la seguente dicitura sullâesterno della busta chiusa: âComunicazione per lâOrganismo di Vigilanza. Informativa strettamente confidenzialeâ.
Posta esterna ordinaria: La comunicazione, al fine di garantire la massima riservatezza, dovraĚ, essere indirizzata allâOrganismo di Vigilanza di Sicily Outlet Village s.r.l. con sede in Milano, Corso Matteotti n. 10 con la seguente dicitura sullâesterno della busta: âComunicazione per lâOrganismo di Vigilanza. Informativa strettamente confidenzialeâ.
Casella di posta elettronica: odv@siciliaoutletvillage.com
In tutti i casi sopra indicati la corrispondenza non deve essere aperta ma consegnata al componente esterno dellâOdv. Per le suddette segnalazioni eĚ disponibile apposito modello in allegato predisposto per il personale. Si precisa che le segnalazioni che perverranno per i predetti canali non dovranno avere un fine meramente delatorio (ovvero di denuncia anonima, fatta essenzialmente per tutelare i propri interessi ma talvolta anche per i piuĚ svariati motivi infamanti, di dispetto, di vendetta etc.) e dovranno:
riportare esplicita indicazione identificativa del segnalante e del suo recapito e se dipendente, del reparto di appartenenza;
descrivere chiaramente:
lâevento e/o il fatto accaduto;
riportare gli estremi (nome e cognome) delle persone coinvolte se conosciuti;
dei tempi e delle modalitaĚ di esecuzione dellâevento segnalato;
quanto altro possa essere utile alla descrizione dellâevento e dei suoi autori
La SocietaĚ e lâOrganismo di Vigilanza si impegnano ad adottare tutte le misure idonee affincheĚ le segnalazioni destinate allâOdv siano garantite da riservatezza (tra cui il predetto canale preferenziale di comunicazione/segnalazione costituisce un primo ed essenziale elemento), impegnandosi a trattare i dati comuni e sensibili contenuti nelle predette segnalazioni ai sensi del Reg. UE 679/2016 ârelativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personaliâ noncheĚ del D.lgs. 196/2003, âCodice in materia di protezione dei dati personaliâ e sue successive modifiche ed integrazioni.
I segnalanti in buona fede saranno garantiti da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione e saraĚ assicurata la riservatezza dellâidentitaĚ, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti delle persone accusate erroneamente o in mala fede. I comportamenti delatori e quelli destinati a rallentare lâattivitaĚ dellâOdv saranno comunicati al responsabile del procedimento disciplinare per le valutazioni del caso.
Le segnalazioni sopra indicate dovranno messe nella disposizione dellâOrganismo di Vigilanza che attiveraĚ un processo di accertamento della veritaĚ e della fondatezza delle segnalazioni ricevute.
3.6 RACCOLTA E CONSERVAZIONE DELLE INFORMAZIONI
Ogni informazione, segnalazione, report, relazione previsti nel Modello sono conservati dallâOrganismo di Vigilanza in un apposito archivio riservato (informatico o cartaceo).
Fatti salvi gli ordini legittimi delle AutoritaĚ, i dati e le informazioni conservate nellâarchivio sono poste a disposizione di soggetti esterni allâOrganismo di Vigilanza solo previa autorizzazione dellâOrganismo stesso.
4. FORMAZIONE ED INFORMAZIONE DEL PERSONALE DIPENDENTE E DEI COLLABORATORI
Ai fini dellâefficacia del presente Modello, eĚ obiettivo di SOV garantire una corretta conoscenza e divulgazione delle regole di condotta ivi contenute, nei confronti degli Organi Societari, del Personale e dei Collaboratori.
Il livello di formazione e di informazione eĚ attuato con un differente grado di approfondimento in relazione al diverso livello di coinvolgimento delle risorse medesime nelle âattivitaĚ sensibiliâ.
Il sistema di informazione e formazione eĚ supervisionato ed integrato dallâOrganismo di Vigilanza in collaborazione con i Responsabili delle funzioni di volta in volta coinvolte nellâapplicazione del Modello:
la comunicazione iniziale: lâadozione del presente Modello eĚ comunicata ai componenti gli Organi Societari, al Personale ed ai Collaboratori al momento dellâadozione stessa.
la formazione: lâattivitaĚ di formazione eĚ obbligatoria e differenziata, nei contenuti e nelle modalitaĚ di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dellâarea in cui operano noncheĚ dellâavere o meno funzioni di rappresentanza della SocietaĚ. In particolare, SOV elaboreraĚ livelli diversi di informazione e formazione, attraverso idonei strumenti di diffusione, diretti sia ai componenti gli Organi Societari ed ai Dirigenti (seminario iniziale esteso a tutti i neoassunti, seminario di aggiornamento annuale, e-mail di aggiornamento, informativa nella lettera di assunzione per i neoassunti), sia ai Dipendenti ed ai Collaboratori (nota informativa interna, informativa nella lettera di assunzione per i neoassunti, e-mail di aggiornamento);
Ai nuovi assunti ed a coloro che stipulano per la prima volta un contratto con la SocietaĚ, viene invece consegnato un set informativo (su supporto cartaceo o informatico), con il quale assicurare agli stessi le conoscenze considerate di primaria rilevanza. Il set informativo dovraĚ contenere il Codice di Comportamento ed il testo del D. Lgs. 231/01.
Tali soggetti saranno tenuti a rilasciare a SOV una dichiarazione sottoscritta ove si attesteraĚ la ricezione del set informativo e lâimpegno ad osservarne le prescrizioni.
5. SISTEMA DISCIPLINARE
Le violazioni al Modello ed al Codice di Comportamento, da chiunque siano state commesse, devono essere comunicate allâOrganismo di Vigilanza, ferme restando tutte le prerogative ed i provvedimenti di competenza del titolare del potere disciplinare. Il dovere di segnalare le violazioni del Modello grava su tutti i Destinatari dello stesso.
LâOdv ricevuta la segnalazione deve procedere, nel rispetto della riservatezza, alla comunicazione dellâesito degli accertamenti svolti allâOrgano Amministrativo. Le eventuali sanzioni saranno erogate dagli organi della SocietaĚ competenti in virtuĚ dei poteri a loro conferiti dalla legge.
A titolo meramente esemplificativo e non esaustivo tra le condotte che possono costituire infrazioni disciplinari si segnalano i seguenti comportamenti:
mancato rispetto, con omissioni o in concorso con altri, del Codice di Comportamento, dei protocolli, delle procedure e del Modello;
la distruzione, la modifica, lâoccultamento, la sottrazione della documentazione necessaria al controllo interno previsto dal Modello;
la redazione di documentazione non veritiera, anche con l’aiuto di terzi;
atti diretti ad impedire lâattivitaĚ di vigilanza degli organi societari e dellâOdv;
il diniego di accesso alla documentazione ed alle informazioni necessarie ai fini del controllo,
qualsiasi altra condotta possa configurare la violazioni del Modello, del Codice di Comportamento, dei protocolli, delle procedure previste dal sistema di controllo, etc..
il sottrarsi senza giustificato motivo alla formazione;
lâomissione delle azioni per la diffusione del sistema di controllo preventivo.
Sanzioni e misure disciplinari
Il Modello, conformemente a quanto previsto dallo statuto dei lavoratori e dal CCNL di categoria, costituisce un insieme di regole comportamentali alle quali il personale deve assolutamente uniformarsi, ogni sua violazione comporta la conseguente applicazione del procedimento disciplinare e delle relative sanzioni.
Tutti i Destinatari sono tenuti al rispetto delle disposizioni contenute nel Modello.
Misure nei confronti dei dipendenti
In caso di violazioni del Modello da parte dei lavoratori dipendenti si applicheranno agli stessi le previsioni dell’articolo 7 della legge 20 maggio 1970, n. 300 e s.m.i. (statuto dei lavoratori) e del vigente CCNL di categoria. Se la condotta costituisce violazione dei doveri del rapporto di lavoro, fermo restando il procedimento disciplinare ed il relativo provvedimento, la SocietaĚ potraĚ assumere decisioni che tengano conto di quanto previsto dallâart. 2119 e ss. del codice civile.
Misure nei confronti dei dirigenti
In caso di violazioni del Modello da parte dei dirigenti il titolare del potere disciplinare avvieraĚ i procedimenti di sua competenza al fine delle eventuali contestazioni e della eventuale applicazione delle sanzioni previste, ai sensi di legge e del CCNL di categoria, con lâeventuale revoca dei poteri agli stessi attribuiti mediante atti formali quali procure, deleghe, etc.
Misure nei confronti dei componenti dell’Organo Amministrativo
Se a violare il Modello eĚ un componente dell’Organo Amministrativo della violazione l’Odv deve darne immediata comunicazione all’Assemblea ed al Collegio Sindacale. L’Assemblea valutata la segnalazione nel suo complesso applica, nel rispetto della legge, il provvedimento che riterraĚ opportuno in ragione della gravitaĚ, della colpa e del danno che dal comportamento dellâAmministratore sia derivato alla SocietaĚ.
Qualora la violazione sia stata tale da ledere il rapporto di fiducia con la SocietaĚ, l’Assemblea potraĚ procedere con gli atti formali alla revoca della carica per giusta causa.
Misure nei confronti dei membri del Collegio Sindacale
In caso di violazione del Modello da parte di un componente del Collegio Sindacale, l’Organo Amministrativo, qualora le violazioni siano tali da integrare la revoca per giusta causa, propone all’Assemblea, sentiti gli altri componenti del Collegio Sindacale, l’adozione dei provvedimenti di competenza provvedendo alle ulteriori incombenze previste dalla normativa di legge.
Misure nei confronti dei terzi
Per quanto riguarda i rapporti con i terzi, nei relativi contratti dovranno essere previsti meccanismi o clausole contrattuali con cui si dia informazione alle controparti dellâadozione del Modello di cui al D.lgs. 8 giugno 2001 n. 231.
Si dovraĚ, inoltre, precisare che il mancato rispetto degli obblighi previsti dal D.lgs. 8 giungo 2002, n. 231 comporteraĚ la risoluzione di diritto del contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c. fatto salvo l’eventuale risarcimento per i danni arrecati alla SocietaĚ.
La mancata inclusione delle dette clausole o meccanismi contrattuali dovraĚ essere comunicata dalla funzione aziendale competente nella quale e operativo il contratto e con le debite motivazioni all’Organismo di Vigilanza.